Astuce : du publipostage avec Gmail

Pour ceux que ça intéresse, voici comment faire du publipostage (email personnalisé) avec Gmail et Google Docs.

Vous voulez envoyer une invitation pour votre anniversaire, et voulez envoyer un email personnalisé à vos 150 amis ? Avec un doc Google et un compte Gmail, c’est possible. Voici les étapes.

Télécharger le Google Doc qui va bien

Le document est hébergé ici.

Faites-en une copie sur votre compte Google Docs

Pour cela, allez dans le menu Fichier >> Faire une copie (traduction approximative car j’ai un compte GDocs en anglais). Donnez un nom à votre document.

Facile pour l'instant

Editez le document pour vos besoins

Le document, maintenant copié sur votre espace Google Docs, contient 3 onglets.

Instructions and Settings

Cet onglet contient de longues instructions, on s’en tamponne. Par contre en bas de la page vous aurez des paramètres à remplir:

• Your Name : votre nom
• Email subject : le sujet de l’email
• Reply-to-address : l’adresse de réponse (normalement la vôtre, à moins que vous ne soyez assez frapadingue pour créer une adresse juste pour les réponses…)
• Attachment list : les pièces jointes éventuelles à intégrer à votre email. Vous avez juste à copier l’ID des docs (hébergés sur GDocs) entre les balises Start of attachment list et End of attachment list. Cet ID est présent dans l’URL de vos documents.
• before et after : définit le début et la fin d’un champ personnalisé. Je vous conseille de ne pas le changer.

Voilà les champs à modifier

Email text

Bah là c’est le contenu de votre email. Une ligne par paragraphe, vous en rajoutez autant que vous le souhaitez.

on fait simple pour l'exemple

Data to be merged

C’est là que vos données seront récupérées. Pareil qu’au-dessus, vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez, ne touchez pas à celles en rose. La colonne Status vous permettra de voir si l’envoi a causé un problème.

Ca va, vous suivez ?

 Testez votre email… et envoyez

J’ai peut être oublié de préciser qu’un nouveau menu (Mail Merge) avait été ajouté à votre menu standard. Vous pouvez via ce menu tester la fusion et envoyer votre mailing.

Mail Merge est la fonction qui vous permettra de tester et d'envoyer votre email

La fonction Test affichez vos emails à l’écran. La fonction Run… les envoie. Comme le dit la notice au début, vous ne pourrez envoyer vos emails que 25 par 25, les tests réalisés par les gars ayant développé cette page permettant d’envoyer jusqu’à 100 emails. Vous pouvez essayer plus, si vous avez besoin. Dans tous les cas, si un envoi n’a pas fonctionné, vous le verrez dans le colonne Status de l’onglet data to be merged.

Et voilà le travail